GTD: Cuando la proactividad deja de ser una quimera

      En muchas ocasiones, nos encontramos frente a situaciones que definitivamente nos sobrepasan. No es difícil imaginarse a uno mismo rodeado de tareas, trabajos, compromisos o proyectos personales pidiendo a gritos que les presten atención, que les atiendan y que les den vida. Tal es ésta la necesidad, que a duras penas consigues repartir tu escaso y valioso tiempo entre todos ellos, consiguiendo, en el mejor de los casos, atender al primero de la lista, al que se supone más urgente, hasta que las circunstancias lo postergan a posiciones secundarias con el consiguiente peligro de ser atrapado por el polvo y el olvido.
   Mientras tanto, tu vas sintiendo una sensación de frustración aderezada con ciertas dosis de impotencia que te corroe, haciendo imposible que logres evitar que tu no diriges tu destino, sino que los constantes inputs que recibes a diario son los que verdaderamente no te están llevando a ninguna parte. Eres un "apaga-fuegos" y corres como pollo sin cabeza. Frente a esto necesitamos control y perspectiva.

Control y perspectiva.

   Si conseguimos tener bajo control todas las tareas que reclaman a diario nuestra atención, si conseguimos llevar a cabo una gestión inteligente priorizando y descartando las que solamente son ruido que nos distrae, y si finalmente conseguimos no caer en las redes de la procastinación, tendremos solucionado la mitad del problema.         Si además tenemos meridianamente claro el lugar al que queremos llegar, es decir, sabemos claramente la dirección que debemos tomar para alcanzar los objetivos que son claros y nítidos, entonces habremos encontrado la clave que nos guiará hacia la proactividad y la realización personal.

   El día en que me dí cuenta de esto fue para mí como una revelación. Sentí curiosidad sobre el tema y decidí que era algo lo suficientemente importante como para investigar un poco. Compré experiencia de segunda mano y pregunté a las personas más productivas de mi entorno, llegando a la conclusión de que lo que les ayudaba a conseguir sus metas era desarrollar una planificación a largo plazo, la cual, de manera natural, conseguían subdividirla en un conjunto de pequeños proyectos a corto plazo. Sencillamente todos aquellos inputs que no contribuían a la finalización de uno de estos proyectos era automáticamente descartado, asegurándose así que la consecución de sus objetivos lejanos tenían una alta probabilidad de éxito. 

Getting Things Done

   Sin embargo, decidí buscar más información sobre el tema, y así cayo en mis manos el libro "Haz que funcione", escrito por David Allen y en el que se describe el método de productividad personal ideado por él mismo denominado GTD (Getting Things Done).

   GTD es un método de gestión de actividades y productividad personal que pretende dar forma al conjunto de acciones que debemos llevar a cabo con el objetivo de conseguir el control y la perspectiva necesaria que nos permitirá gozar de buena salud proactiva.

Así resumiría a grandes trazos en que consiste el proceso de implementación del método GTD:

Gestión del Control 

• Recopilar: Se trata de liberar la mente y evitar su stress anotando todas las tareas, ideas, nuevos proyectos.. que nos ronden la cabeza y que constituyen una preocupación en definitiva.Insertando todos los inputs en el sistemas vamos a lograr inmediatamente la sensación de desahogo y liberación dado que sabemos que no se olvidarán todos estos asuntos pendientes y que los atenderemos cuando llegue su momento.Una buena regla es hacer inmediatamente las acciones que requieran menos de dos minutos para finalizarlas. Es más rentable solucionarlas en el momento que procesarlas en el sistema.

• Procesar: Es aquí cuando llega el momento de revisar todo lo recopilado. Se trata de definir cada item recopilado y decidir si hay que hacer algo con él. Si un elemento recopilado no es importante, se elimina directamente. Si es algo interesante para el futuro, se anota en una lista de cosas a realizar "algún día", y si efectivamente hay que hacer algo, se concretan las acciones que llevarán a finalizar la tarea.

• Organizar: En este punto se administran las acciones que requieren el hacer algo concreto. Para ello, se dispondrá de una lista de próximas acciones, donde están anotados los siguientes pasos concretos que permiten hacer avanzar cada uno de los proyectos. Con ayuda de esta lista iremos completando la agenda que definirá lo que se realizará cada día.

• Revisar: Este sistema requiere la supervisión continua. Diariamente es necesario planificar lo que se va a realizar el día siguiente, y semanalmente es necesario revisar el estado general de los  proyectos, de su avance y progreso, así como de comprobar si necesitan la realización de correcciones a nivel general.

• Hacer: Finalmente llega el momento de llevar a cabo lo que se ha planificado. Si una tarea se sitúa en la agenda, lleva implícito que se adquiere el compromiso de realizarla.

Gestión de la Perspectiva

• Proyectos: Un proyecto es un conjunto de acciones, y es la unidad básica que nos permitirá avanzar en la dirección marcada. Un proyecto tiene un tiempo de duración inferior a un año y deben ser relativamente rápidos de completar y finalizar.

• Objetivos: Los proyectos tiene que estar alineados de manera que podamos avanzar en la consecución de unos objetivos determinados, los cuales tienen que estar finalizados en el plazo medio de algunos años. Un ejemplo de objetivo sería "Aprender inglés a nivel avanzado", mientras que los proyectos alineados con este objetivo podrían ser del tipo "Organizar una estancia Londres durante el verano" o "Matriculación en la escuela de idiomas".

• Vision: La visión viene a determinar como te gustaría verte en el plazo largo. Se trata de definir una visión de uno mismo en lo que se refiere a diferentes áreas de responsabilidad en las que tomamos parte, como pueden ser el trabajo, la familia, los amigos. Los objetivos a medio plazo debería permitirte acercarte a la materialización real de esta visión, de ahí la importancia de alinear correctamente los objetivos. 

• Principios: En este punto debería definirse, ya casi en términos filosóficos, cual es el propósito de nuestra vida, el objetivo final y verdadero, la verdadera esencia y significado de las cosas.

   Una vez leidas la ideas principales, y extraídas algunas conclusiones, solamente me faltaba el encontrar una herramienta que me permitiese implementar el sistema GTD. Buceando por la red descubrí Facilethings, una aplicación web Made in Spain con la que tuve ocasión de participar enviando mi feedback cuando estaba en fase beta. Tiene asociada una aplicación móvil que uso principalmente para anotar cada una de las cosas que se me pasan por la mente a cualquier hora del día. Se integra completamente con Google Calendar, lo que me permite cada mañana ver de un vistazo que es lo que tengo preparado para ese día en particular.

Conclusión

   La productividad personal tiene que ver con el compromiso con uno mismo, con la organización diaria y la revisión constante de que las cosas marchan en la dirección marcada. Para mí ha sido una revolución, y creo que es una herramienta necesaria en los tiempos que nos ha tocado vivir. Recomiendo encarecidamente su utilización, tanto en el ámbito personal como laboral.

Finalmente, algo que me ayuda a mantener la motivación y me permite tener actualizado mi sistema GTD es la frase que leí una vez y que dice: "..si no sabes hacia donde te diriges, puede que llegues al lugar equivocado".